Az előző részben ott hagytuk abba, hogy az adatok törlésével, a törlési terv elkészítésével folytatjuk. Miért kell egyáltalán az adatokat törölni, mit, mikor, milyen módszerrel? 

Az, hogy az adatokat jogszerűen begyűjtöttük, kezeljük, nem jelenti azt, hogy ez a végtelenségig tarthat. Az adatleltár felvételénél is láttuk, hogy minden adatnak van „kihordási ideje”, azaz csak addig kezelhetjük, amíg arra ténylegesen szükség van, illetve amíg az érintett nem kérte adatai törlését. Ebben a cikkben most a tervszerű adattörlésekkel foglalkozunk.

Mi tehát az adattörlés?


Az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges. Ez eddig rendben is volna, de ritka, hogy egy ügyben, szerződésben csak 1 db személyes adatot kezelnénk, gondoljunk csak egy munkaszerződésre (név, lakcím, TAJ szám, adóazonosító jel……….). Továbbá az adatok lehetnek papír alapú dokumentumban, szkennelve a saját gépen, tárhelyen, jöhettek e-mailen, közösségi média felületen. Hogyan lehet egy adatot felismerhetetlenné tenni? Ha papíron van, többedmagával, akkor azt, amit már nem kezelhetünk, azt pl. áthúzzuk fekete filccel, kivágjuk (kivéve, ha a papír másik oldalán is van írás). Ha valahol „gépen van”, akkor maszkolhatjuk. Ez egy olyan eljárás, amikor valamivel eltakarjuk az adatot, hogy az már ne lehessen olvasható és visszaállítható. Ha pedig egy dokumentumban már az összes adat kezelési ideje lejárt, akkor a papírokat megsemmisítjük (pl. ledaráljuk), az elektronikus file-okat töröljük.


Látható, tehát, hogy ez nem egy egyszerű és egyszeri folyamat vagy teendő. Gyakorlatilag egy évente visszatérő kötelesség. Mint ilyet tervezni érdemes, erre szolgál a törlési terv. Ki állítja ezt elő? Nos, az, aki a gazdája, azaz az adatgazda. A vállalkozás adatgazdái elkészítik az adatok törlésére, a személyes adatokat tartalmazó papír- és elektronikus alapú dokumentumok megsemmisítésére vonatkozó eljárásrendeket. Az ilyen eljárásrendet egyeztetik az adatvédelmi tisztségviselővel és az alapján megkezdik azon személyes adatok kezelésének megszüntetésére irányuló eljárást, amelyeknél az adatkezelés jogi feltételei már nem állnak fenn.

Végezetül nézzük, milyen adatokat kell egy vállalkozásnak 2022-ben törölnie?

A munkaszerződések esetében pl.:

- név, születéskori név, születés helye és ideje, anyja neve; az 1953-ban vagy azt megelőzően született, és kilépett nők és férfiak esetében

- személyes okmányok adatai, személyi igazolvány, lakcímkártya; a 2017-ben vagy azt megelőzően kilépett munkavállalóknál

- adóazonosító jel a 2014-ben vagy azt megelőzően kilépett munkavállalóknál

- sorszámozott belépőkártya a munkavállalók részére; a 2021-ben vagy azt megelőzően kilépett munkavállalóknál.

Üzleti partnerekkel kötött szerződések esetében pl.:

- egyéni vállalkozó neve, székhelye, egyéni vállalkozói adószáma, bankszámlaszáma; a 2014-ben vagy azt megelőzően megszűnt szerződéseknél

- panaszoknál az igényt / panaszt benyújtó neve, lakcíme, azonosító igazolványainak megnevezése és száma; a 2017-ben vagy azt megelőzően kapott panaszok adatai

- kérdőívezés tevékenység során a megkérdezettek személyes adatai: név, életkor, lakcím, email cím, telefonszám. Prospektusok kiküldése során név, levelezési cím; a 2021-ben vagy azt megelőzően végzett tevékenység során kezelt adatok.

Az adatvédelmi teendők után visszatérünk a napi pénzügyekhez, az inflációval folytatjuk a következő részben.

Dr. Marczi Erika
+36-30 / 280-7475
emarczi@hu.inter.net